O setor de Recursos Humanos é fundamental para o sucesso de uma empresa, pois controla processos como a contratação de profissionais, os pagamentos e as demissões, entre outros. Um software para RH é uma alternativa que traz mais agilidade ao serviço, além de qualificar algumas atividades.

Os colaboradores do RH são responsáveis por muitas atividades diferentes, o que torna o serviço demorado e difícil. Mas, com o auxílio de um software, é possível deixar que tarefas mais burocráticas e repetitivas sejam feitas pelo sistema, dando liberdade para que eles atuem de forma estratégica.

Neste artigo, vamos entender a utilidade de um software para RH, suas principais funcionalidades e as vantagens que oferece. Além disso, veremos como escolher o ideal para sua empresa e de que maneira ele deve ser implementado, entre outras informações relevantes. Acompanhe a leitura conosco!

Entenda o que é e para que serve um software para RH

O software para RH é um sistema que automatiza os processos da empresa. Com esse recurso, tarefas repetitivas e operacionais são entregues de forma automática, sem a necessidade de envolvimento humano.

Existem diversas modalidades de software, que são customizadas de acordo com as necessidades de cada empresa. Elas funcionam como auxiliares para o setor de Recursos Humanos, facilitando os processos e permitindo que os colaboradores direcionem seus esforços a outras áreas.

Desse modo, será automatizada a gestão de RH, que envolve atividades como folha de pagamento, recrutamento e seleção. Os principais impactos são o aumento da produtividade da equipe, a agilidade e a precisão que o sistema oferece.

Conheça os sinais de que a empresa necessita dessa solução

Alguns problemas e desafios do setor de RH são indícios de que a empresa está precisando de um software para qualificar os processos dessa área. Confira alguns sinais que demonstram tal necessidade!

Produtividade baixa

Processos burocráticos e falta de informação na hora certa prejudicam a produtividade da sua equipe. Consequentemente, as entregas do setor se tornam lentas e todas as outras equipes da organização acabam se comprometendo.

O RH precisa ser um setor de resposta rápida e correta, pois influencia as demais áreas do negócio. Quando a produtividade passa a ser insuficiente, é um sinal de que é necessário buscar soluções para esse impasse.

O software pode oferecer dados de maneira ágil. Isso facilita o trabalho dos colaboradores e deixa os profissionais livres para atuarem em processos mais estratégicos, como o business partner RH e a gestão do capital humano.

Grande incidência de erros

O profissional de RH corre riscos ao inserir os dados em controles manuais, pois esses documentos não são capazes de fazer um controle inteligente das informações. É normal que o colaborador cometa algum equívoco ao montar a fórmula, conta ou célula, pois as planilhas não foram programadas para essa finalidade.

Quando os erros comprometem a saúde da empresa, trazendo dificuldades jurídicas, financeiras ou de relacionamento, se tornam um indício claro de que é necessário automatizar alguns desses processos. Ao contar com o software apropriado, porém, a possibilidade do erro é enormemente minimizada. Isso porque o recurso foi desenvolvido com fórmulas que automatizam aspectos necessários, para que o profissional não tenha que realizar trabalhos manuais.

Informações desconectadas

Quando os dados do negócio não estão conectados, há uma grande dificuldade em alinhar processos e ganhar agilidade. Desse modo, os colaboradores precisam gastar muito tempo procurando por informações em diferentes locais, o que aumenta o trabalho e prejudica o andamento das atividades.

O uso do software para RH é uma forma de integrar os diferentes dados. Essa solução faz a migração automática das diferentes informações, como a folha de pagamento, as horas extras e faltas, entre outras.

Falta de segurança nos dados

Os dados da sua empresa estão armazenados de maneira correta? Essa é uma pergunta muito importante, pois evita que a organização perca informações cruciais. É preciso estar preparado para situações adversas, preservando os principais dados para manter o negócio em funcionamento.

Quando armazenados de forma manual, esses conteúdos podem ser perdidos em roubos, incêndios ou outros imprevistos. Com um software, esse risco é praticamente inexistente. As informações cruciais para a empresa permanecem seguras, sendo possível recuperá-las por meio de backups em caso de perdas.

Veja as principais funcionalidades oferecidas pelos softwares de RH

Existem diferentes funcionalidades oferecidas pelos softwares de RH, que ajudam as empresas em diversos setores e processos cotidianos. Vamos conhecer algumas delas!

Controle da folha de pagamento

Uma das opções é contar com um software que auxilie no controle da folha de pagamento. Desse modo, o RH consegue calcular de maneira mais rápida quanto pagar para cada profissional, além de administrar os encargos trabalhistas e outras taxas de forma automática.

Sem contar que o sistema também permite a centralização de todos os documentos e dados. Isso evita que eles se percam, ao mesmo tempo em que podem ser acessados com maior facilidade.

Gestão de benefícios

A gestão de benefícios é outra atribuição do setor de RH, portanto também requer tempo e atenção. Um software nessa área ajuda a organização a se planejar melhor e cumprir todos os compromissos com os colaboradores.

Como resultado, os profissionais do setor podem direcionar o tempo de trabalho a atividades mais estratégicas, deixando que o sistema tome conta dos benefícios.

Análise de dados estratégicos

Essa talvez seja a principal funcionalidade que um software pode oferecer. Para que a empresa consiga estabelecer um RH estratégico, é fundamental que o setor analise constantemente dados internos e externos. O uso dessa solução é uma forma de coletar as informações com precisão e melhorar a tomada de decisão do negócio.

Com isso, é possível fazer a combinação de informações, criar relatórios personalizados e realizar projeções. Sendo assim, a empresa saberá de forma clara diversos aspectos do negócio, como o turnover ou a produtividade dos colaboradores.

Assim, é possível otimizar essa análise, contar com dados mais atuais e completos e permitir que o setor tenha tempo de pensar em maneiras de melhorar os índices negativos. Isso promoverá um bom ambiente para os colaboradores atuarem, além de aumentar a produtividade da instituição.

Recrutamento e seleção

Outra área do RH que pode contar com a tecnologia é a de recrutamento e seleção. Esse é um processo vital para o sucesso da empresa, pois permite a contratação dos melhores profissionais do mercado, de acordo com o perfil desejado.

Os sistemas selecionam os currículos de acordo com as especificações passadas pela empresa, direcionando os profissionais mais adequados para cada vaga e poupando o tempo dos colaboradores na seleção desses candidatos. É importante ressaltar que a decisão ainda será da organização, mas em um processo mais ágil e preciso, trazendo bons resultados para o negócio.

Admissão de funcionários

A etapa de admissão dos funcionários costuma ser complexa e burocrática, pois é preciso receber uma série de documentos dos profissionais. Também é necessário inserir todos os dados obtidos no sistema da instituição.

Portanto, automatizar essa etapa é uma escolha interessante. Com a ajuda do sistema, o novo colaborador faz o cadastro dos dados e entrega os documentos digitalizados, conforme seu modelo de admissão. Assim, o tempo dos funcionários é poupado, ao passo que o processo se torna mais prático e rápido.

Confira as vantagens de contratar um software para RH

A contratação dessa solução traz diversas vantagens para o negócio. Confira as principais a seguir!

Integração de informações

Como já vimos, o desencontro de informações é um grande problema para as empresas, mas o software ajuda a solucionar essa dificuldade. O recurso consegue agrupar os dados em um único sistema, facilitando o acesso e agilizando o serviço.

Desse modo, os colaboradores não precisam procurar as informações necessárias em diversos locais para que tomem uma decisão. Sem contar que o monitoramento da produtividade das equipes é facilitado, pois todos os dados cruciais sobre a empresa estão armazenadas no sistema.

Redução de custos

A ferramenta também contribui de diferentes formas para a redução dos custos. É possível, por exemplo, diminuir os gastos com recrutamento ou criação de programa de entrevistas, entre outras etapas necessárias para a contratação de novos profissionais.

No cotidiano, haverá um controle maior do tempo, com o aumento da produtividade e a obtenção de melhores resultados. A redução dos erros em cálculos de pagamento, férias ou bonificações também evita custos com processos legais. Além disso, há uma economia no uso dos materiais de escritório, o que proporciona mais espaço, pois não são necessários arquivos ou salas para armazenar os dados.

Otimização dos processos

Os processos de trabalho muitas vezes são lentos e burocráticos, portanto é essencial ter paciência e tempo para resolvê-los. Soluções automatizadas podem armazenar documentos de forma prática, trazendo mais agilidade para as atividades e facilitando o trabalho no setor.

Em segundos, é possível ter acesso a dados relativos a diferentes áreas da organização. Dessa forma, os processos são otimizados e passam a requerer menos tempo de esforço dos colaboradores, o que resolve os problemas com praticidade e velocidade. Além disso, a avaliação de desempenho se torna mais fácil, fator que também colabora para a tomada de decisão do negócio.

Diminuição de erros

O dia a dia do setor de RH envolve cálculos de diversos aspectos, como impostos, pagamentos, férias, benefícios, reembolsos. Quando tudo isso é feito de forma manual, normalmente acontecem erros que prejudicam a empresa e os colaboradores.

A utilização da tecnologia no RH é uma forma de diminuir as falhas e dar mais segurança jurídica à organização. Assim, é possível evitar gastos e trabalhos desnecessários.

Aumento da produtividade

O uso de uma solução tecnológica torna as atividades mais diretas e ágeis. Essa ferramenta diminui a necessidade de horas e mais horas de conferências e retrabalhos que acontecem devido a falhas humanas.

Além disso, a automação das tarefas elimina a centralização de controles paralelos, sejam eles feitos de forma manual (em caderno) ou digital, em arquivos de texto. O sistema mantém tudo conectado, acelerando o processo. Com todos esses pontos, os profissionais conseguem desempenhar suas funções com mais agilidade, aumentando a produtividade da organização.

Segurança dos dados

Os dados armazenados em documentos físicos ou arquivados na memória do computador, ainda que protegidos por senhas, estão sujeitos a problemas técnicos. Portanto, há o risco de comprometer a integridade das informações e a tomada de decisão.

O sigilo é fundamental nos registros de RH e deve-se evitar ao máximo que esses dados sejam acessados por pessoas não autorizadas. Com o software, é possível se prevenir contra tal tipo de vazamento, mantendo as informações em segurança por quanto tempo for necessário.

Saiba o que analisar ao contratar uma solução

Para aproveitar ao máximo a experiência, você precisa considerar alguns aspectos antes de fechar uma parceria. Saiba o que analisar ao contratar o software para o seu negócio!

Defina sua necessidade

O primeiro passo é definir por qual motivo a organização busca um software de RH. O ideal é que um grupo de pessoas, preferencialmente com proximidade aos processos que serão automatizados, estabeleça quais funcionalidades a ferramenta deve ter (por ordem de prioridade).

É preciso considerar o tamanho do negócio, a previsão de crescimento, as estratégias e a necessidade de compatibilidade com outros sistemas. Considerando esses pontos, fica mais fácil escolher qual ferramenta oferece o que a empresa verdadeiramente precisa.

Avalie o custo-benefício

Uma das principais considerações que devem ser feitas é o custo-benefício da solução. Nem sempre a alternativa mais barata é a melhor escolha, assim como a mais cara também pode não ser a ideal. É preciso considerar a qualidade, as funcionalidades e o que ela traz de vantagem para o negócio.

Avalie como a ferramenta vai beneficiar seu negócio, quais resultados esse investimento pode trazer e qual economia será feita, além do provável aumento na produtividades. Esses dados indicarão se vale a pena investir em determinada solução ou não.

Verifique o suporte

Os recursos tecnológicos exigem um bom suporte para ajudar a solucionar qualquer problema técnico. Ainda que você tenha profissionais de TI competentes, alguns detalhes são específicos da ferramenta, portanto é imprescindível que a empresa fornecedora ofereça um suporte adequado tanto na implementação quanto no cotidiano.

Considere os horários disponibilizados e também a qualidade desse atendimento. Os detalhes fazem toda a diferença quando há alguma complicação, sendo que um suporte de qualidade garante que você terá seu problema resolvido rapidamente.

Confira a usabilidade

Outro passo fundamental é conferir a usabilidade da ferramenta, pois isso permite entender se ela atende ou não às necessidades definidas. Para tanto, entre em contato com a empresa e peça uma demonstração detalhada do produto, para visualizar na prática as funcionalidades da plataforma em questão.

Quanto mais autonomia você tiver para testar a ferramenta, mais conhecimento sobre ela sua organização terá. Peça que o sistema seja operado, ainda que com dados fictícios, e faça todos os questionamentos necessários.

Conheça os principais erros ao escolher um software para RH

Durante a escolha de um software para as empresas, alguns erros são cometidos, comprometendo a boa utilização da ferramenta. Veja quais são os principais!

Investimento

O erro mais comum nessa etapa é escolher uma ferramenta apenas pelo baixo custo, sem avaliar os recursos oferecidos, o suporte técnico e o processo de implementação, entre outros aspectos.

Para que o investimento tenha retorno, é preciso muito cuidado nesse processo. Afinal, a ferramenta escolhida contribuirá para suprir as necessidades da organização, portanto é preciso escolher o melhor produto disponível dentro do orçamento.

Sistemas adaptados

Outra falha recorrente consiste em optar por um sistema que não é desenvolvido especialmente para a rotina de RH. Essas ferramentas não englobam todas as atividades específicas do setor, trazendo dificuldades de utilização.

Os processos de RH, como folha de pagamento, férias e demissões, precisam ser conduzidos por um programa especializado. Desse modo, fica mais fácil evitar problemas contábeis e judiciais na esfera trabalhista e tributária.

Acompanhamento legal

O sistema deve estar totalmente alinhado com a legislação vigente para trazer segurança à empresa. As ferramentas de gestão precisam garantir o cumprimento da lei sem comprometer as atividades cotidianas. Por isso, procure uma opção que esteja adequada legalmente, diminuindo o risco de problemas para os gestores.

Confira o passo a passo para implementar essa solução com eficiência

Depois de escolher a melhor solução para sua empresa, chegou o momento de implementar a ferramenta. Confira algumas sugestões para que esse processo seja eficiente!

Faça um planejamento

Defina como vai ser feita a implantação, o período para adaptação à nova ferramenta e se será necessária uma força-tarefa. Também é preciso estabelecer de que forma será a transferência de dados, para que não haja perda de informações importantes.

O ideal é determinar um cronograma com metas semanais para fazer essa integração com paciência e resolver eventuais problemas sem impactar a produtividade da empresa.

Promova treinamentos

Os treinamentos são essenciais para que a equipe de RH saiba lidar com a nova ferramenta. Além deles, os profissionais de TI devem conhecer a nova solução, contribuindo em momentos necessários. Desse modo, o uso será mais eficiente, sem prejudicar o andamento das atividades.

Comece aos poucos

Migrar todos os processos simultaneamente pode não ser a melhor solução. Se possível, faça uma implementação gradual dos recursos, pois isso dará tempo para que a equipe se acostume a determinado procedimento. Assim, todas as etapas acontecerão com calma e uma compreensão completa dos envolvidos.

Recolha feedbacks

Para que todo o potencial da ferramenta seja aproveitado, é interessante recolher o feedback dos profissionais. Eles têm capacidade e entendimento para falar o que está funcionando, aquilo que precisa ser melhorado e quais vantagens competitivas a solução trouxe ao negócio.

Conheça os diferenciais do software de RH da Floowmer

O software de RH da Floowmer é uma ferramenta completa, que traz diversos diferenciais para o setor. Vamos conhecer os principais!

Cargos e salários

A ausência de um Plano de Cargos e Salários em uma empresa dificulta a estruturação do seu crescimento. Quando isso não ocorre, é normal que os profissionais fiquem insatisfeitos e apresentem baixa produtividade, o que gera custos e prejuízos para a organização.

A ferramenta contribui para estabelecer esse planejamento, traçando um caminho na carreira de cada colaborador. Como resultado, a motivação do time melhora e a retenção de talentos é otimizada.

PDI

O Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) é uma ferramenta importante para motivar os profissionais e planejar a carreira de cada um de maneira organizada e estratégica. Com o auxílio da solução, é possível criar um programa para o desenvolvimento de novas competências, melhorar o desempenho e alcançar resultados satisfatórios.

Metas

Quando bem utilizadas, as metas orientam o caminho que deve ser percorrido e definem os critérios de sucesso da organização. O programa contribui para criar objetivos motivadores e que não sejam focados apenas em tarefas, mas tragam resultados ao negócio.

RH Analytics

O processo de coleta, organização e análise dos dados sobre o comportamento dos colaboradores é fundamental para a empresa. A ferramenta ajuda, por meio do método do People Analytics, a otimizar as tomadas de decisões em uma empresa, antecipando tendências e aprimorando a estratégia de acordo com o desempenho dos profissionais.

Mentoria

A mentoria é um método que traz diversas vantagens para a empresa, pois um profissional mais experiente contribui com o crescimento de um colaborador iniciante. Por isso, o sistema ajuda a planejar o programa, trazendo mais eficiência ao processo e monitorando a evolução dos profissionais.

Treinamentos

Em um mercado de trabalho competitivo, as empresas precisam manter os profissionais atualizados e preparados para os novos desafios. Pensando nisso, a ferramenta disponibiliza uma plataforma LMS (Learning Management System), que é uma ótima opção para treinar sua equipe de forma eficiente e a um baixo custo.

Este foi o nosso guia completo sobre a escolha de um software para RH. Como vimos, trata-se de um recurso que traz diversas vantagens para a organização, além de mais competitividade e produtividade para o setor. Portanto, vale a pena procurar a melhor solução para o seu negócio, de acordo com suas necessidades.

Gostou de conhecer mais sobre o tema? Então, aproveite para entrar em contato conosco e veja de maneira detalhada como o software da Floowmer pode ajudar sua empresa!